Kağıtsız ofis dosya yönetimi ikilemini nasıl çözer?

Önce baş ağrısının geleneksel ofisin nasıl olduğu hakkında konuşalım: dosya kabini dolu ve bir sözleşme bulmak uzun zaman alıyor; Önemli belgeler kolayca kaybolur veya hasar görür; Departmanlar "Passel Pass" gibi belgeleri geçer. Bu sorunlar etkili bir şekilde çözülebilirkağıtsız ofis sistemi.

1. Elektronik dosyalama kağıt birikiminin yerini alır

Kağıtsız ofisin en doğrudan yararı, dosyaları "çevrimiçi" yapmaktır. Tüm belgeler elektronik versiyonlara taranır ve PDF ve Word gibi birden fazla formatı destekleyerek sistemde depolanır. Örneğin, şirketimizin sözleşme yönetim sisteminin artık yalnızca 3 saniye içinde dosyanın tamamını almak için sözleşme numarasını girmesi ve dolaplardan geçmeye gerek yoktur.

2. Akıllı arama ve hızlı konumlandırma

Elektronik dosyaların en büyük avantajı, aranabilmeleridir. Sistemin yerleşik tam metin arama işlevi anahtar kelimelere, tarihlere, yazarlara ve diğer boyutlara göre arama yapabilir. Geçen hafta, Finans Departmanı üç yıl önce bir geri ödeme formu arıyordu. Dosyaları çevirmesi uzun zaman alırdı, ancak şimdi "2022'de seyahat masrafları" girdikten sonra ortaya çıkıyor.

3. Karışıklığı önlemek için sürüm kontrolü

Kağıt belgelerle ilgili en korkulan şey, sürekli olarak gözden geçirilmeleri ve kimsenin en son sürüme sahip kimin olduğunu bilmiyor. Elektronik belge sistemi, geçmiş sürümlerini otomatik olarak kaydedecek ve değişiklik izinlerini ayarlayacaktır. Pazarlama departmanımızın planlama teklifi artık sürüm 15'e revize edildi ve sistem, her revizyonu ve ne zaman ne zaman yapanları açıkça kaydediyor.

4. Mobil ofis alan sınırlamalarını bozar

Kağıtsız bir sistemle, cep telefonları dosyalara istediğiniz zaman erişebilir. Son kez, patronum havaalanında bir teklif istedi ve ben ona göndermek için doğrudan cep telefonumda sistem içine giriş yaptım, bu da ekspres teslimattan daha hızlı. Seyahat ederken tüm dosyaları bir tabletle işleyebilirim ve bavulumun yarısını paketleyebilirim.

5. Kaybı önlemek için güvenli yedekleme

Önemli dosyalar taramadan sonra otomatik olarak buluta yedeklenir, bu nedenle bilgisayar parçalansa bile endişelenmenize gerek yoktur. Ofisin sular altında kaldığı ve tüm kağıt dosyalarının kaybolduğu bir trajedi ile karşılaştık. Artık elektronik dosyaların çok daha güvenli olan üçlü yedeklemeleri var.

6. Yeşil ofis maliyetleri azaltır

Bazı hesaplamalar yapalım: A4 kağıt paket başına 20 yuan maliyeti ve şirket ayda 100 paket kullanıyor, bu da yılda 24.000 yuan. Yazıcı sarf malzemeleri, dosya dolapları ve arşiv odası alanı maliyetidir. Yaptıktan sonrakağıtsız ofis sistemi, bu masraflar en az%70 azaltılabilir, bu da çevre dostudur.

Profesyonel bir üretici ve tedarikçi olarak yüksek kaliteli ürünler sunuyoruz. Ürünlerimizle ilgileniyorsanız veya herhangi bir sorunuz varsa, lütfenbize Ulaşın.